1. 采购需求提报与审核
1.生产部门、仓库根据生产计划、安全库存、物料损耗情况，提交《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、材质、需求量、用途、最晚到货日期、预算金额、替代物料等关键信息。
2.部门负责人审核需求合理性，仓库核对现有库存，杜绝重复采购、超量采购；财务初审预算合规性，审核通过后流转至采购部。
2. 询比价与供应商确认
1.采购专员接收需求后，根据物料分类，筛/选合格供应商名录内的合作商家，常规物料至少完成 3 家询比价，特殊定制、独/家物料、紧急物料可豁免多家比价。
2.核实物料交期、质量标准、付款方式、运费、售后质保条款，整理比价报表，优先选择性价比高、交期稳定、资质齐全的供应商。
3.大额、重点物料采购需提交采购主管、总经理审批，审批通过后确定最终合作供应商。
3. 采购下单与合同签订
1.与供应商确认所有交易细节无误后，出具正式采购订单（PO 单），明确物料参数、数量、单价、总金额、交货地点、交货时间、质量验收标准、违约赔付条款。
2.大额采购、长期合作、定制类物料签订正式采购合同，约定质量追责、延期赔付、退换货、发票、售后等条款，双方盖章生效，订单 / 合同归档留存。
4. 物料跟进与交期管控
1.采购专员建立采购进度台账，实时跟进供应商生产、备货、发货进度。
2.针对生产急用物料，每日核对发货进度，提前预判延期风险，若发现可能延误，第1时间与供应商沟通催货，并同步反馈生产、计划部门。
3.物料发货后，核对物流单号、到货时间，跟踪物流状态，确保物料按期进厂。
5. 来料验收与入库
1.物料到货后，仓库先核对送货单、采购订单，核对物料规格、数量、外包装完整性。
2.质检部（IQC）按照行业标准、订单约定抽检 / 全检，出具来料检验报告。
3.检验合格：仓库办理入库手续，录入库存系统，更新物料库存数据。
4.检验不合格：暂停入库，隔离存放不良物料，由采购对接供应商处理退换、补货、扣款等事宜。
6. 对账、开票与付款结算
1.月度 / 批次物料到货验收完成后，采购与供应商核对送货数量、对账金额，确认无误后确认对账单。
2.督促供应商按公司要求开具合规增值税发票，采购核对发票信息（抬头、税号、物料名称、金额）无误后整理付款资料。
3.按合同付款账期，提交付款申请至财务，财务审核后完成付款。
7. 单据归档与供应商维护
所有采购申请、订单、合同、对账单、发票、检验报告统一归档；同步更新供应商评级，根据交期、质量、服务、售后情况，筛/选优质供应商、淘汰劣质供应商，优化供应链体系。
二、采购处理生产异常流程
生产异常多指物料延期到货、来料不良、物料错发少发、物料规格不符、物料质量不稳定，导致生产无法排产、中途停线、产品返工报废、产能受损等情况，采购作为供应链对接核心岗位，处理流程如下：
第1步：接收生产异常反馈、登记异常信息
1.生产部、品质部发现物料问题引发生产异常后，通过异常工单、企业微信 / 书面形式同步采购部，说明异常类型：缺料停线、尺寸不符、材质不良、色差、破损、数量短缺等。
2.采购第1时间对接现场，核实异常真实情况：确认涉事物料批次、到货时间、不良比例、受影响产线、预计停线时长、已生产报废数量，同步记录至《生产物料异常台账》。
3.立即同步采购主管、生产计划、车间负责人，告知异常初步情况，便于生产部临时调整生产排期。
第二步：紧急止损，落实临时解决方案
根据异常类型，优先解决生产不停滞问题，快速落地应急方案：
1.缺料延期异常：现有物料无法支撑生产，立即加急催供应商优先发货；若供应商无法按期交货，启动备用供应商、调货、临时代购，zui大限度缩短停线时间。
2.物料不良 / 规格不符异常：紧急排查仓库同批次、同批次备用物料，筛/选合格物料替补生产；无替补物料时，协调车间优先生产不受影响工序，减少产能损失。
3.少料、错发异常：立刻联系供应商加急补发、换货，确认准确补发时间，同步告知生产排产调整。
第三步：对接供应商追责，正式处理异常问题
1.整理现场不良照片、检验报告、报废单据、停线记录，作为追责依据，正式反馈供应商问题。
2.根据异常情况提出对应处理方案：
￮质量不良：要求无条件退货、换货、补货，承担返工费、报废损失费；
￮延期到货：按合同违约条款申请延期扣款、赔付产能损失；
￮错发少发：要求免费补发，承担物流及误工成本。
3.与供应商确认处理方案、完成时限，形成书面确认记录，避免后续纠纷。
第四步：跟进异常闭环落地
1.全程跟踪退换货、补货、换货进度，确保应急物料及时到厂，恢复正常生产。
2.跟进损失赔付、扣款、费用结算落地，所有追责事宜全部处理完毕后方可关闭异常工单。
3.同步告知生产、品质、财务部门异常处理结果，确认生产恢复正常。
三、采购处理生产异常核心原则
1.优先保生产：先应急止损、恢复产能，再追责复盘；
2.全程同步信息：所有异常进度实时同步生产、计划、管理层；
3.闭环管理：所有异常必须有记录、有处理、有结果、有改善；
4.权责清晰：依据采购合同、验收标准明确供应商责任，减少公司损失。
5.无基础病，无不良嗜好

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